A gestão de projetos vem se consolidando no Brasil nos últimos vinte anos e o planejamento é um dos processos decisivos para a construção de ações de sucesso.
Trabalhar com planejamento independente do porte do projeto ou programa é uma das primeiras etapas, dentro da gestão de projetos. Vamos pegar o exemplo da introdução de uma nova tecnologia, de um novo serviço ou de um treinamento em larga escala ... Se não houver um bom planejamento muitos problemas podem acontecer no decorrer dos trabalhos. Dessa forma elenquei abaixo os principais pontos de atenção dentro da etapa de planejamento e também trouxe um vídeo de um dos maiores consultores em Gestão de Projetos do Brasil, Ricardo Vargas, para que você entenda um pouco mais sobre este tema.
Principais pontos para a etapa de planejamento de um projeto:
Plano de Gerenciamento do Projeto: documenta as ações necessárias para alcançar os objetivos esperados em cada uma dessas etapas.
Coleta de Requisitos: Definição e documentação das necessidades e expectativas de todas as partes interessadas.
Definição do Escopo: Trata-se de uma descrição detalhada do projeto.
Definição de Atividades: Identifica as ações específicas que serão desenvolvidas para produzir as entregas do projeto.
EAP – Estrutura Analítica do Projeto: Trata-se da subdivisão das entregas do projeto em componentes menores.
Estimativa de Recursos das atividades: Estima materiais (tipo e quantidade), pessoas, equipamentos e suprimentos necessários na realização das atividades. Quando associado aos custos, toma a forma de orçamento.
Estimativa de durações: Estimativa do número de períodos de trabalho necessários para execução das atividades com os recursos definidos.
Cronograma: Organiza as atividades de forma cronológica, analisando e explanando as durações, restrições e interdependências entre as tarefas.
A estrutura apresentada acima é normalmente utilizada em projetos que demandam muito detalhamento pelo risco, porte ou custo. Normalmente utilizadas pelas área de TI, dentro dos Hospitais, nos últimos anos vem sendo adaptada para a realidade dos projetos dentro de outros departamentos. Grupos hospitalares como Albert Einstein e Rede Dor já estruturaram suas áreas de projetos com profissionais de ponta para lidar com grandes ações.
No vídeo abaixo Ricardo Vargas vai falar sobre o panorama atual da gestão de projetos e os desafios enfrentados pelos gestores. Se você trabalha na área da saúde eu tenho absoluta certeza que dentro da rotina do dia a dia você participa de pelo menos 5 projetos por ano, se não mais. Mas talvez você ainda não consiga perceber a diferença entre rotina e projeto. Para introduzi-lo ao tema este vídeo é excelente e o objetivo aqui é fazer com que o gestor tenha um outro olhar para os projetos que conduz dentro da área de gestão ambiental ou resíduos.